L’Institut français d’Indonésie (IFI) est en charge de l’ensemble de la coopération et de l’action culturelle entre la France et l’Indonésie auprès de l’Ambassade de France. Il est un outil d’influence et de coopération, et un pôle d’expertise et de conseil.
Sous l’autorité directe du Directeur/Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC), l’assistant ou l’assistante de direction assurera des missions d’administration, d’organisation et de secrétariat auprès de ce dernier. Il ou elle assurera également la liaison entre les différents secteurs de coopération, les antennes de l’IFI (à Bandung, Surabaya et Yogyakarta), et les services de l’ambassade, ainsi que les partenaires de l’établissement.
Missions principales
- Gestion de l’agenda professionnel du directeur/COCAC, organisation des rendez-vous, des missions et des déplacements.
- Gestion du standard téléphonique de la Direction
- Planification et préparation logistique des réunions (ordres du jour, comptes rendus, accueil, documents de travail)
- Gestion administrative et logistique des activités du directeur
- Gestion des bases de données et listes de contacts, du courrier et de l’archivage des documents
- Suivi opérationnel du service de la valise diplomatique pour l’IFI (réception et transmission des courriers) en lien avec la chancellerie de l’ambassade.
- En coordination avec le secrétariat général de l’IFI : veille informative sur les instructions et informations générales à l’attention des agents de l’IFI, diffusion des informations générales.
- Gestion opérationnelle des contacts et partenaires du directeur : interface avec les prestataires, gestion des invitations (envoi et réception, rédaction d’invitations aux partenaires, préparation des listes d’invitation…)
- Coordination de la transmission d’informations sur les intérêts mutuels au sein de l’Institut et aux partenaires
Profil recherché
Compétences
- Très bon niveau de français, indonésien et anglais (C1) requis
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de secrétariat requis (Office suite, gestion d’un standard téléphonique) et des outils numériques (site web, réseaux sociaux)
Savoir-faire
- Gestion administrative
- Classement et archivage
- Gestion d’un standard téléphonique et filtrage des appels
- Gestion d’agendas
- Prise de rendez-vous
- Réservation d’hôtel et de billets de transport
Savoir-être
- Sens de l’organisation
- Grande réactivité et esprit d’initiative, capacité à réagir aux imprévus et à proposer des solutions
- Sens de l’écoute, patience, diplomatie et discrétion
- Autonomie
- Sens du travail en équipe
- Respect de la hiérarchie et de la confidentialité des informations
Conditions contractuelles
- Contrat de travail à durée indéterminée, assorti d’une période d’essai de 3 mois
- Volume horaire : 40 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi, possibilité de travailler en dehors des horaires usuels, y compris en soirée et le week-end, pour nécessité de service (donnant droit à récupération)
- Date prévisionnelle du début du contrat : 1er septembre 2024
- Salaire net mensuel : 12 655 000 IDR, prime de transport : 957 000 IDR, prime de Lebaran
- Couverture sociale : assurance maladie + assurance accidents du travail
- Congés : 25 jours/an.
Les candidats sont invités à adresser leur candidature (lettre de motivation, CV, diplômes et en particulier dernier certificat du niveau de langue DELF/DALF ou TCF) avant le_lundi 22_juillet_2024 à 12h00 à hepi.sih-rudatin@ifi-id.com (sujet : poste-assistant-VOTRE NOM).
Les candidats sélectionnés seront conviés à un entretien dans la foulée.
